Quelle 01
Das Payment-Portal
PayPal, Mollie, Stripe, Klarna oder Amazon Pay kennen jede einzelne Transaktion samt Gebühr. Ausgezahlt wird aber gesammelt: Auf dem Konto landet ein Betrag, der mit keiner einzelnen Bestellung mehr übereinstimmt.
Use Case · Datenautomatisierung
Automatische Zahlungszuordnung: vom Kontoauszug zum offenen Posten
Veröffentlicht am
Wie funktioniert automatische Zahlungszuordnung?
Ein automatischer Abgleich liest Kontoumsätze, Auszahlungsberichte von PayPal, Mollie oder Stripe und Zahlungsavise ein und ordnet jede Zahlung über Rechnungsnummer, Betrag und Kundendaten den offenen Posten in DATEV, Lexware Office, sevDesk, easybill oder ADDISON zu. 85 bis 95 Prozent laufen über feste Regeln. Für den Rest schlägt eine KI die Zuordnung mit Konfidenzwert vor, und ein Mensch bestätigt sie.
Das Datenproblem
Drei Systeme kennen Ihre Zahlungen. Keins kennt die anderen.
Zahlungsdaten entstehen an drei Orten gleichzeitig: im Payment-Portal, auf dem Bankkonto und als offener Posten in der Buchhaltung. Jedes System hat sein eigenes Format, keins verweist sauber auf das andere. Zusammengeführt werden die drei in vielen Unternehmen per Hand, in einer Excel-Liste, die jeden Monat neu entsteht.
Quelle 02
Das Bankkonto
Der Kontoauszug kennt Beträge, Absender und Verwendungszwecke. Was im Verwendungszweck steht, entscheidet allerdings der Kunde: Rechnungsnummern, ein Kürzel, manchmal gar nichts.
Quelle 03
Die Buchhaltung
Hier warten die offenen Posten. Jede Zahlung, die niemand zuordnet, bleibt stehen, taucht im Mahnlauf auf und verzerrt den Blick auf die Liquidität.
Der Abgleich dieser drei Quellen ist ein Datenfluss wie jeder andere. Und er lässt sich genauso automatisieren wie ein Bestandsabgleich zwischen Shop und ERP.
Ein Fall aus dem Alltag
Eine Überweisung, drei Rechnungen, zwei Prozent Skonto
Montagmorgen, Kontoauszug: Ein Stammkunde überweist 4.723,11 €. Dahinter stecken drei Rechnungen über zusammen 4.819,50 €, von denen der Kunde fristgerecht 2 Prozent Skonto abgezogen hat. Kein Betrag auf dem Auszug stimmt mit einer Rechnung überein. Die Zuordnung ergibt sich erst aus der Kombination.
Kontoauszug · Montag, 08:12 Uhr
Müller & Sohn GmbH · „Rechnungen Juli, abzgl. 2 % Skonto“+ 4.723,11 €
- Offener Posten RE-24171.547,00 €
- Offener Posten RE-2421892,50 €
- Offener Posten RE-24342.380,00 €
- Summe offene Posten4.819,50 €
Und dieser Fall ist noch freundlich, er nennt immerhin den Monat. Ein paar Zeilen tiefer auf demselben Auszug: eine Sammel-Auszahlung von Stripe über mehrere Dutzend Bestellungen und eine Überweisung ganz ohne Verwendungszweck. Jede dieser Zeilen braucht eine andere Logik. Wer das von Hand macht, sitzt am Monatsende Stunden daran, und das Wissen, wie welcher Kunde überweist, steckt im Kopf einer einzigen Person.
Stufe 1
Regeln zuerst: Der Großteil ist Fleißarbeit
Am Anfang steht kein KI-Modell, sondern Datenanbindung: Kontoumsätze kommen automatisch ins System, Auszahlungsberichte der Payment-Anbieter per API, Zahlungsavise aus dem Postfach. Dann greifen feste Regeln: Rechnungsnummer im Verwendungszweck, Transaktions-ID oder die Kombination aus Betrag, Datum und Kundenkonto. Bei Auszahlungen von Payment-Anbietern gehört das Gebühren-Splitting dazu: Bruttobetrag auf den offenen Posten, Gebühr als Aufwand, Auszahlung aufs Bankkonto. Unser Erfahrungswert: 85 bis 95 Prozent der Zahlungen sind damit zugeordnet, ohne dass jemand hinschauen muss.
| Fallart | Woran das System sie erkennt | Was automatisch passiert |
|---|---|---|
| Sammelüberweisung (B2B) | Mehrere Rechnungsnummern im Verwendungszweck oder eine Betragskombination, die zu offenen Posten des Kunden passt | Zahlung wird auf die einzelnen Rechnungen aufgeteilt und alle Posten werden ausgeglichen |
| Skonto-Abzug | Differenz zum Rechnungsbetrag liegt innerhalb von Skontofrist und Skontosatz aus den Zahlungsbedingungen | Offener Posten wird ausgeglichen, der Abzug als Skonto-Aufwand gebucht |
| Zahlungsavis | Der Kunde kündigt die Zahlung per E-Mail, PDF oder EDI an und listet die enthaltenen Rechnungen auf | Das Avis wird ausgelesen und beim Zahlungseingang automatisch mit dem Kontoumsatz abgeglichen |
| Auszahlung eines Payment-Anbieters | Sammelbetrag von PayPal, Mollie, Stripe oder Klarna auf dem Kontoauszug | Der Auszahlungsbericht wird per API abgerufen und in Einzeltransaktionen, Gebühren und Refunds aufgelöst |
| Teil- oder Überzahlung | Betrag weicht ab, ohne dass Skontofrist oder Skontosatz die Differenz erklären | Restbetrag bleibt als offener Posten stehen oder wird als Guthaben ausgewiesen, der Vorgang wird markiert |
Stufe 2
KI für den Rest: Vorschlag mit Konfidenzwert, Entscheidung beim Menschen
Übrig bleiben die Fälle ohne sauberen Schlüssel: ein Verwendungszweck wie „Danke, Gruß Peters“, ein Tippfehler in der Rechnungsnummer, eine Zahlung ganz ohne Referenz oder der Geschäftsführer, der vom Privatkonto überweist. Hier vergleicht ein KI-Modell die Zahlung mit den offenen Posten, mit Kundennamen und mit der Zahlungshistorie und schlägt die wahrscheinlichste Zuordnung vor, zusammen mit einem Konfidenzwert.
Über der Schwelle
Die Zuordnung wird übernommen und im System als KI-Vorschlag gekennzeichnet. Sie bleibt jederzeit nachvollziehbar und lässt sich rückgängig machen.
Unter der Schwelle
Der Fall landet auf der Klärungsliste. Ein Mensch sieht den Vorschlag samt Begründung und entscheidet. Aus diesen Entscheidungen entstehen oft neue Regeln für Stufe 1.
Die KI bucht nie selbstständig.
Sie schlägt vor, Menschen bestätigen die Grenzfälle, und jede Zuordnung wird dokumentiert. Ob der Prozess Ihren GoBD-Anforderungen genügt, bewertet Ihr Steuerberater; die Dokumentation dafür liefert das System mit. Die Reihenfolge der beiden Stufen ist übrigens Absicht: Feste Regeln lösen den Großteil zuverlässiger und günstiger als jedes Sprachmodell. KI setzen wir dort ein, wo Regeln nicht greifen.
Häufige Fragen
Kurz beantwortet
Funktioniert die Zuordnung auch bei Skonto und Kürzungen?
Ja. Skontofrist und Skontosatz kommen aus den Zahlungsbedingungen der Rechnung. Liegt die Differenz innerhalb dieser Spanne, wird sie automatisch als Skonto gebucht. Unberechtigte Kürzungen, etwa Skonto nach Fristablauf, landen auf der Klärungsliste, damit Ihr Team entscheiden kann, ob es den Abzug akzeptiert.
Welche Bankformate können Sie verarbeiten?
Die gängigen: CAMT.053 und MT940 aus dem Electronic Banking, CSV-Exporte aus dem Online-Banking, auf Wunsch auch der direkte Abruf per EBICS. Welche Formate Ihre Bank liefert, klären wir im Erstgespräch.
Wie kommt das Ergebnis zum Steuerberater?
Die Zuordnungen entstehen direkt im Buchhaltungssystem, also in DATEV, Lexware Office, sevDesk, easybill oder ADDISON, oder sie werden als DATEV-Export übergeben. Ihr Steuerberater sieht zu jeder Buchung, worauf die Zuordnung beruht und ob sie aus einer Regel, einem KI-Vorschlag oder einer manuellen Entscheidung stammt.
Laufen unsere Zahlungsdaten dabei durch fremde Clouds?
Nur wenn Sie das wollen. Der Abgleich läuft auf Wunsch komplett auf Ihrem Server oder auf einem dedizierten Server in Deutschland. Auch die KI-Vorschläge lassen sich mit Modellen erzeugen, die dort lokal betrieben werden, sodass Kontodaten das Haus nicht verlassen.
Wie lange dauert die Einführung?
Der erste Datenfluss, zum Beispiel ein Bankkonto plus ein Payment-Anbieter gegen Ihr Buchhaltungssystem, ist typischerweise in wenigen Wochen produktiv. Weitere Konten, Anbieter und Avis-Quellen kommen danach Stück für Stück dazu.
Sie betreiben einen Shop, etwa mit Shopware? Den Zahlungsabgleich für Onlineshops, von den PSP-Reports bis zu den offenen Posten, setzt unsere Agentur Zerosoftware um. Wie das im Shop-Umfeld aussieht, steht im ArtikelZahlungsabgleich automatisieren auf zerosoftware.de.
Der erste Schritt
Bringen Sie einen Kontoauszug mit, der Arbeit macht
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir auf Ihre Zahlungswege: welche Konten und Payment-Anbieter im Spiel sind, wo die Buchhaltung heute von Hand zuordnet und welcher Anteil sich mit Regeln und KI automatisieren lässt.
oder direkt an info@ec-data.de · +49 5031 962 4102